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Servicio

Automatización de procesos

Conectamos las herramientas que ya usas con flujos de n8n y Make, y las tareas que tu equipo repite cada semana dejan de hacerse a mano. CRM, correo, reservas, leads e informes, funcionando solos y con aviso cuando algo falla.

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Qué es automatizar un proceso

En un minuto, sin jerga.

Un proceso automatizado es una cadena de pasos que se disparan solos cuando pasa algo. Entra un formulario y, sin que nadie toque nada, el dato se limpia, se guarda en el CRM, se avisa al comercial y se manda el acuse de recibo al cliente.

Lo que lo hace posible es que casi todas las herramientas de trabajo tienen una puerta de entrada para otros programas, lo que se llama una API. Un webhook es el aviso que una herramienta envía cuando ocurre algo. Y n8n y Make son los tableros donde se encadenan esos avisos y esas puertas sin escribir una aplicación entera.

No todo merece automatizarse. Si una tarea se repite igual cada semana y alguien la hace a mano, es candidata. Cuando cada vez se hace distinto, primero hay que ordenar el proceso, y eso no lo arregla ninguna herramienta.

Un flujo por dentro

Lo que ocurre, de principio a fin, cuando alguien rellena el formulario de tu web.

Llega el aviso El formulario avisa al flujo en cuanto se envía, sin esperar a que nadie abra el correo. webhook
Se ordena el dato Teléfono con prefijo, nombre con mayúsculas, correo en minúsculas. Y se busca si ese contacto ya existía. normalizar
Se guarda Ficha nueva en el CRM, o actualización de la que había, con la etiqueta del canal por el que vino. CRM
Se avisa a quien toca Mensaje al comercial de esa zona o ese producto, con lo que el cliente ha escrito. WhatsApp
Contesta al cliente Acuse de recibo con el plazo real de respuesta, no un «gracias por contactar». correo

Si uno de esos pasos falla, el flujo lo reintenta. Si sigue fallando, manda el aviso al equipo con el dato completo dentro, para que nadie tenga que ir a buscarlo. Un lead nunca se queda a medio camino sin que se sepa.

Qué automatizamos

Ocho puntos de partida. El último es el más común.

Sincronización de CRM

El mismo cliente aparece en el formulario de la web, en la hoja de cálculo de ventas y en la bandeja de entrada, con tres versiones distintas del teléfono. El flujo deja una sola ficha buena y la mantiene al día en los dos sentidos: lo que cambia en el CRM baja a las demás herramientas, y al revés.

Antes de conectar nada hay que limpiar lo que ya existe: duplicados, campos a medias y teléfonos escritos de cuatro maneras distintas. Es la parte que casi nunca se presupuesta y casi siempre aparece.

Resuelve: Fichas duplicadas y datos que no cuadran entre herramientas
Conecta: HubSpot · Pipedrive · Zoho · Airtable · Google Sheets · Supabase

Captación y reparto de leads

Un contacto que tarda horas en llegar al comercial casi siempre llega tarde. El flujo recoge el lead venga de donde venga, formulario, portal, campaña o llamada perdida, lo normaliza, lo clasifica y lo pone en la mesa de la persona que toca, con aviso inmediato por WhatsApp o Slack.

También se encarga de lo aburrido: el acuse de recibo al cliente y el recordatorio al comercial si nadie ha contestado pasadas unas horas. Y deja marcado el canal por el que entró, que es el dato que luego nadie tiene.

Resuelve: Leads que se enfrían en una bandeja de entrada
Conecta: Formularios web · Meta Ads · Google Ads · portales · CRM · WhatsApp

Agente de reservas y citas

Para clínicas, talleres, restaurantes y cualquier negocio que viva de la agenda. El flujo enseña los huecos reales, confirma la cita, la escribe en el calendario del profesional y manda el recordatorio la víspera. Si el cliente cancela, el hueco vuelve a estar libre sin que nadie lo toque.

Resuelve: Huecos perdidos, dobles reservas y ausencias sin avisar
Conecta: Google Calendar · Calendly · WhatsApp · correo · tu CRM

Chatbot de ventas y atención 24/7

Un chatbot conectado a tu catálogo y a tus respuestas reales, no un menú de botones. Atiende en la web, en WhatsApp y en Instagram, resuelve lo repetitivo y pasa a una persona en cuanto la conversación se sale del guión.

Es un servicio con entidad propia, así que tiene su propia página: cómo montamos un chatbot con IA.

Resuelve: Preguntas repetidas fuera de horario
Conecta: Web · WhatsApp Business · Instagram · Messenger

Informes automáticos con IA

En vez de abrir cinco paneles el lunes por la mañana, recibes un resumen. El flujo recoge los datos de analítica, ventas y campañas, los cruza y pide a un modelo de lenguaje que escriba qué ha cambiado respecto a la semana anterior y dónde conviene mirar. La IA redacta, pero los números salen de tus fuentes, y el informe enlaza siempre al panel de origen para que puedas comprobarlos.

Resuelve: Datos repartidos en paneles que nadie abre
Conecta: GA4 · Search Console · Meta Ads · Google Ads · tu CRM

Asistente personal de correo y agenda

Clasifica el correo que entra, redacta el borrador de las respuestas de siempre, saca de los mensajes las tareas que hay dentro y las deja en tu gestor. Tú revisas y envías.

Nada sale a un cliente sin que una persona lo lea antes.

Resuelve: Horas al día en bandeja de entrada y copiar y pegar
Conecta: Gmail · Outlook · Google Calendar · Notion · Trello

Publicación automática en redes

Una pieza se escribe una vez y sale adaptada a cada red, con el formato y la medida de cada una, en el calendario que hayáis fijado. El flujo recupera además el material que ya tenéis, de la web o del blog, para que la cuenta no dependa de la inspiración del viernes.

Dejamos siempre una aprobación antes de publicar.

Resuelve: Cuentas que se quedan en blanco semanas enteras
Conecta: Instagram · LinkedIn · TikTok · Facebook · X

Solución a medida

La mayor parte de lo que montamos no estaba en ninguna lista. Un presupuesto que se genera desde una hoja, un control de stock entre el almacén y la tienda, un expediente que recorre tres departamentos con su firma en cada paso.

Si tu equipo repite una tarea cada semana y siempre igual, se puede automatizar.

En la primera conversación vemos si compensa. A veces la respuesta es que no.

Resuelve: Procesos propios que ninguna herramienta cubre de serie
Conecta: Lo que haga falta, con API o sin ella

El mismo lead, dos caminos

Un contacto que entra un viernes por la tarde.

Como se hace hoy

El formulario manda un correo a una cuenta genérica
Alguien lo ve el lunes por la mañana
Copia el nombre y el teléfono a la hoja de cálculo
Lo reenvía al comercial que cree que lleva esa zona
El comercial llama, si se acuerda
Nadie sabe de qué campaña venía

Tiempo hasta la llamada: lo que tarde alguien en abrir el correo

Con el flujo montado

El contacto entra ordenado en el CRM, con su origen
El comercial de esa zona recibe el aviso en el móvil
El cliente recibe el acuse con el plazo de respuesta

Tiempo hasta el aviso: segundos

n8n o Make: cuál elegimos

Montamos en las dos. La decisión se toma con estos criterios, no por preferencia.

Criterio	Make	n8n
Curva de aprendizaje	Suave. Tu equipo puede retocar flujos	Más exigente, pero con más control
Lógica propia	Limitada a lo que trae	Código propio dentro del flujo
Dónde viven los datos	En la nube del proveedor	En tu servidor, si lo necesitas
Coste al crecer	Por operación, sube con el volumen	Plano si lo alojas tú
Encaja cuando	Pocos pasos, herramientas populares, equipo que quiere tocarlo	Volumen alto, reglas propias o datos que no pueden salir

Las cuentas se abren siempre a tu nombre. Los flujos, los datos y los accesos son tuyos.

Cómo es el proceso

Cinco fases. La implementación arranca en 48 h desde que tenemos los accesos.

Mapa del proceso

Vemos cómo se hace hoy, paso a paso y con quién. Aquí suele aparecer la mitad del trabajo que sobra.

Propuesta y plazo

Qué se automatiza, qué no, con qué herramienta y en cuánto tiempo. Por escrito antes de empezar.

Aprobación

Construcción

Montamos el flujo con tus cuentas, control de errores y avisos. Nada entra en producción sin probarse con datos reales.

Pruebas contigo

Lo usa tu equipo durante unos días con el proceso antiguo todavía disponible. Se ajusta lo que chirríe.

Aprobación

Puesta en marcha y seguimiento

El flujo queda vivo, documentado y a tu nombre. Monitorización 24/7 y aviso si algo deja de responder.

De qué depende el precio

No publicamos tarifas porque dos proyectos con el mismo nombre rara vez cuestan lo mismo. Esto es lo que mueve la cifra.

Cuántas herramientas toca el flujo. Conectar dos es un trabajo; coordinar seis, con el orden y los errores de cada una, es otro.
Si las herramientas tienen API. Cuando una no la tiene, hay que rodearla, y eso siempre cuesta más que conectarla.
El estado de los datos. Si hay duplicados y campos a medio rellenar, la limpieza previa es parte del proyecto.
Cuántas excepciones tiene el proceso. Cada «salvo cuando» es una rama más que hay que montar y probar.
El volumen. Cien operaciones al mes y cien mil no se montan igual, ni cuestan lo mismo de mantener.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en poner en marcha una automatización?

El trabajo arranca en 48 h desde que tenemos los accesos. Un flujo sencillo, como sincronizar un formulario con el CRM, suele quedar listo en pocos días. Uno que toca varias herramientas y reglas de negocio lleva más, y te damos el plazo por escrito antes de empezar.

¿Hay que cambiar las herramientas que ya usamos?

No. Automatizar consiste precisamente en conectar lo que ya tienes. Si tu equipo trabaja con una hoja de cálculo, un CRM concreto y el correo de siempre, los flujos se montan encima. Solo proponemos un cambio cuando la herramienta actual no tiene forma de conectarse.

¿Qué pasa si un flujo falla?

Cada flujo lleva control de errores y aviso. Si una llamada falla, se reintenta, y si no hay manera, el flujo avisa por correo o por WhatsApp en lugar de perder el dato en silencio. El seguimiento es 24/7.

¿n8n o Make?

Depende del caso. Make va bien para flujos de pocos pasos entre herramientas populares y para equipos que quieren tocarlo ellos. n8n encaja mejor cuando hay lógica propia, mucho volumen o el dato tiene que quedarse en tu servidor. Montamos en las dos, y el criterio está en la tabla de arriba.

¿Quién paga las licencias de las herramientas?

Las cuentas van siempre a tu nombre, igual que el hosting o el dominio. Así los flujos, los datos y los accesos son tuyos desde el primer día y no dependes de nosotros para seguir.

¿Podéis automatizar WhatsApp?

Sí, con la API oficial de WhatsApp Business. Se usa para avisos, confirmaciones de cita y atención con chatbot. Hay que dar de alta el número y aprobar las plantillas de mensaje antes de empezar, que es el paso que más sorprende a quien viene de WhatsApp normal.

Cuéntanos qué repite tu equipo

Con saber qué tarea se repite y con qué herramientas, podemos decirte si tiene sentido automatizarla y cuánto llevaría.

Hablamos de tu caso

También montamos chatbots con IA, agentes de IA y páginas web.